Prenez le temps d’aller vite

Bon jeudi à toutes et tous, en commençant ce billet, j’étais motivé pour le faire court pour vous laisser respirer ce long week end pour ceux qui ne seront pas en front dans les bureaux d’informations touristiques et puis… le naturel est revenu, alors bon courage. Aujourd’hui, je vous partage une façon d’aborder un projet d’équipe en donnant le max de place à l’échange, pas 1 heure, un vrai temps d’échanges qui a la fin se transforme en plan d’actions ancré localement. Alors oui, l’IA vous offre l’opportunité de prendre le temps dans un monde où l’on vous rabâche qu’il faut aller vite.

Si vous n’avez que 30 secondes

La méthode tient en une phrase : On enregistre les échanges, on les transforme en matière de travail, on enrichit les idées par de vrais benchmarks, puis on construit progressivement un plan d’actions solide, avec des fiches projets, un tableau de synthèse et des visuels de concrétisation.

Le point important : l’IA ne sert pas à raccourcir le temps collectif. Elle sert à ne pas le gâcher. Elle permet de lâcher l’écran pendant les ateliers, de regarder les gens, d’écouter vraiment, puis de revenir ensuite sur tout ce qui a été dit.

En clair : les yeux dans les yeux pendant l’échange, l’IA au moment de structurer.

On fait une réunion de travail ? Au fait, qui prend des notes ? 

On connaît tous la scène. Une équipe se réunit pour lancer un projet. On parle accueil, parcours visiteur, boutique, signalétique, habitants, enfants, prestataires, élus, expérience client, outils numériques, marque de destination. Les idées partent dans tous les sens. Il y a des “ah oui, carrément”, des “non mais ça, on a déjà essayé”, des “attends, en fait le vrai problème c’est plutôt…”.

Et franchement, c’est souvent là que le projet devient intéressant.

Pas quand tout est bien rangé dans un tableau. Pas quand on a déjà trouvé la solution. Mais quand les gens parlent vraiment. Quand chacun pose son regard, son vécu, ses irritants, ses envies, ses contradictions. Sauf qu’après, la vraie vie revient et on refait une réunion pour redire la même chose. L’accueil rouvre. Les mails attendent. La saison approche. Les élus veulent une synthèse. La direction veut une trajectoire. Les équipes veulent savoir ce qu’on fait vraiment. Et les bonnes idées commencent doucement à se diluer dans trois photos de paperboard, quelques post-it fatigués et un compte rendu qui ne raconte pas tout à fait ce qui s’est passé.

C’est là que l’IA peut vraiment changer quelque chose :

• Pas pour faire un plan d’actions magique en trois clics.
• Pas pour remplacer l’équipe.
• Pas pour pondre une stratégie hors-sol, bien propre, bien creuse, bien interchangeable.
• Mais pour éviter que toute cette intelligence collective s’évapore.

L’idée est simple : on prend le temps de parler vraiment, puis on utilise l’IA pour transformer cette matière en projet clair, argumenté, priorisé et partageable. Et ça change beaucoup de choses.

Petit partage chanceux pour illustrer cette idée. 

Je l’ai vécu avec une super équipe encore une fois la semaine dernière autour d’un projet qui a commencé comme “une refonte de l’espace d’accueil du BIT” pour finir en stratégie de design global des attentions appliquées à une marque territoriale et à une culture locale très vivante dans un territoire pour ne pas le citer où l’on danse sous une brioche quand on se marie, où on visite d’abord la cave avant la maison pour goûter l’épine maison, où les verres ne se posent pas au risque d’être remplis instantanément 🙂 .

2 jours sur le terrain, à rire, à bosser, à bien manger, mais surtout à prendre le temps ! Prendre le temps petit à petit de se dévoiler pour poser l’habit du professionnel du tourisme et dévoiler sa passion et sa fierté de son territoire. Passer des arguments classiques applicables à toutes les destinations à des anecdotes hyper locales qui transforment tout un projet, autant d’aspérités sur lesquelles vont venir se poser les idées. Et tout cela, ces 14 heures, sans prendre une seule note, sans poser une fois ou presque les yeux sur le clavier au lieu de les garder dans les yeux des participants. 

Alors, comme dirait Benjamin Bonaventure, on entend tout et son contraire sur l’entretien de son lave-linge… Vous n’avez pas la réf, nous n’êtes jamais tombé-e sur la pub de Calgon ???? J’en sais rien s’il s’appelle Benjamin, mais ce comédien pourrait faire la même pub pour l’IA… On entend tout et son contraire sur l’utilisation de l’IA 🙂 , alors laissez-moi vous partager une méthodologie de travail mixant l’Intelligence Attentionnelle, les yeux dans les yeux et l’Intelligence Artificielle, l’oreille dans les détails de 14 heures d’échanges pour aller jusqu’à transformer des WC (clin d’oeil à Margot et son billet) en projet absolument kiffant. 

Les deux IA : celle qui calcule et celle qui écoute

On parle beaucoup d’intelligence artificielle. Très bien. Mais dans un projet collectif, il y a une autre IA qu’il ne faut surtout pas oublier : l’intelligence attentionnelle. Celle qui permet d’être vraiment là. D’écouter une équipe. De laisser quelqu’un finir une idée pas encore très claire. De ne pas couper trop vite une remarque qui semble secondaire. De comprendre qu’une blague cache parfois une vraie piste. De sentir qu’un désaccord n’est pas un problème, mais une information précieuse.

Donc oui, l’IA peut transcrire, classer, reformuler, benchmarker, synthétiser, générer des fiches et des visuels. Mais sa vraie valeur est ailleurs : elle peut redonner du temps humain au bon moment. Le fameux temps que l’IA est censée faire gagner, on peut l’utiliser pour parler plus longtemps, écouter mieux, accepter tous les points de vue, laisser les idées mûrir.

La solution viendra après. D’abord, on crée les conditions pour que chacun puisse s’exprimer.

1. D’abord, on prend le temps de parler. Vraiment.

C’est le point de départ. Et ce n’est pas négociable. Un projet collectif ne commence pas par “on va trouver la solution”. Il commence par “on va prendre le temps de comprendre”.

Dans un office de tourisme, tout le monde ne voit pas le projet de la même façon. L’accueil n’a pas le même regard que la direction. La boutique ne pense pas comme la communication. Les saisonniers ne voient pas toujours les mêmes choses que les permanents. Les élus, les partenaires, les habitants, les prestataires ont encore d’autres angles. Et c’est tant mieux.

Si tout le monde est d’accord trop vite, méfiance. Soit le sujet est trop petit, soit personne n’a encore vraiment parlé.

Le bon réflexe : laisser sortir les idées, les irritants, les contradictions, les envies, les exemples vécus. Ne pas vouloir arbitrer immédiatement. Ne pas chercher à transformer chaque phrase en action au bout de deux minutes.

Et petit clin d’oeil de l’usurpateur empiriste que je suis, sur cette approche. Je vous recommande de suivre Sophie, experte de cette approche qu’elle a pu concrétiser, que vous retrouvez dans ce blog et que vous pouvez découvrir en la suivant sur Linkedin

2. On enregistre tout, pour ne pas passer l’atelier le nez dans l’écran

C’est là qu’un outil comme Fireflies ou tout autre outil de transcription, devient très utile.

• Pas pour faire moderne.
• Pas pour fliquer la parole.
• Pas pour produire 200 pages que personne ne lira.
• Mais pour arrêter de perdre la matière.

Pendant un atelier, les bonnes idées ne sortent pas toujours sous forme de phrases parfaites. Elles arrivent en vrac. Une remarque de terrain. Un “tiens, les visiteurs font toujours ça”. Une objection. Une anecdote. Une blague. Une idée à moitié formulée.

Si personne ne l’enregistre, il y a de grandes chances que ça disparaisse. Avec une transcription, on peut rester dans la relation. On écoute. On relance. On regarde les gens. On laisse la discussion vivre. Et ensuite, seulement ensuite, on revient sur la matière. C’est impressionnant comme vous pouvez changer la façon d’aborder de grandes sessions d’échanges, sans punir personne avec le Compte Rendu de la réunion que personne ne lira, qui fera perdre 3 heures à la personne punie, cette même personne qui ne peut pas être concentrée pendant 3 heures pour capter le moindre détail.

C’est ça le vrai gain de temps : pas aller plus vite dans l’atelier, mais être plus présent pendant l’atelier.

3. En live, on peut déjà matérialiser certaines idées

L’IA peut aussi servir pendant l’atelier. Là encore, pas pour décider à la place du groupe, mais pour rendre une idée visible, parce qu’une idée abstraite, chacun la comprend à sa façon. Dès qu’on la matérialise, même grossièrement, le groupe peut réagir.

• “Oui, c’est ça.”
• “Non, là on est à côté.”
• “C’est trop sage.”
• “Ça manque de territoire.”
• “Là, on tient un truc.”

Exemple tout simple : une discussion part sur les enfants. Au lieu de rester sur “il faudrait faire un truc famille”, on peut générer en quelques minutes une première version de kit : masques, cartes, défis, carnet de missions, diplôme, passeport à tamponner.

Ce n’est pas encore le projet. C’est un support pour discuter.

Et parfois, ce petit prototype déclenche plus de choses que vingt minutes de débat abstrait… et je ne vous partagerai pas les productions de cette équipe cobaye, mais avec des compétences de promptologue attentionné-e, en quelques minutes, on a un super d’échanges bluffant sans enfermer l’équipe dans une création trop réaliste

4. Après l’atelier, on crée un projet IA dédié

Une fois les ateliers terminés, on ne repart pas dans une conversation IA au hasard. On crée un vrai espace projet. Que ce soit ChatGPT, NotebookLM, Le Chat, Claude, vous avez l’opportunité de créer un “projet” ou « espace de travail » pour contextualiser vos échanges et productions, n’économisez pas cette opportunité. 

Avec des consignes claires : le contexte, les objectifs, les contraintes, le ton attendu, les publics concernés, les documents à produire, et surtout une règle simple : ne pas inventer. Dans ces « projets », la force est d’importer des données sources, qui seront la base de réflexion de votre outil IA. On va commencer par importer les transcriptions complètes, dans mon cas, des 14 heures d’échanges… un vrai roman.

C’est le nerf de la guerre.

L’IA ne travaille pas sur une idée vague. Elle travaille sur ce que les équipes ont vraiment dit. Les mots, les exemples, les irritants, les envies, les objections, les intuitions. On y ajoute aussi les croquis, les photos, les notes, les supports de travail. Et petite astuce encore plus simple en fonction de votre LLM, vous pouvez directement synchroniser un dossier Google Drive à ces sources, c’est parfait pour éviter de dupliquer les fichiers entre Drive et le LLM.

À ce stade, l’IA devient une mémoire active du projet… Pas une boule de cristal qui devrait imaginer les idées avec des prompts aléatoires. Il/elle (votre LLM) partira de VOS discussions, de votre intelligence attentionnelle, de vos idées barges, des trucs qu’il n’aurait pas (encore) imaginé aussi bien que vous.

5. Première demande à l’IA : “qu’est-ce qu’on doit retenir ?”

L’erreur classique serait de demander tout de suite : “fais-moi le plan d’actions”. Trop tôt !!!

Avant de décider, il faut comprendre. On demande donc au LLM une première extraction souple : les idées principales, les irritants, les tensions, les sujets qui reviennent, les signaux faibles, les premières familles possibles. Un prompt simple suffit :

À partir des transcriptions, identifie les idées principales, les irritants, les intuitions, les sujets qui reviennent, les désaccords, les signaux faibles et les premières familles de projets. Ne rédige pas encore de plan d’actions. Je veux d’abord comprendre la matière issue des échanges. Prends le temps de tout lire, de tout extraire meme les petites idées furtives

C’est souvent à cette étape que l’on récupère des pépites. Une idée qui semblait anecdotique peut changer de statut.

Exemple : “pimper les toilettes”. Dit comme ça, on se dit bon, pourquoi pas, chacun ses combats.

Mais en creusant, ça peut devenir une vraie réponse utile : transformer un espace oublié en mur d’affichage libre pour les événements locaux. Résultat : on donne une place aux associations et aux rendez-vous du territoire sans saturer l’accueil avec des affiches partout.

L’idée à la noix devient un projet qui a du sens. Et ça, si on ne garde pas la matière de départ, on risque de passer à côté.

6. On produit une note intermédiaire, pas encore un plan d’actions

Après l’extraction, on demande une note intermédiaire, un document pdf qui pourra ensuite alimenter les Sources du projet. L’objectif n’est pas de finaliser votre stratégie trop vite, c’est de poser le cadre : qu’est-ce qu’on a compris ? Quels sont les vrais enjeux ? Quelles familles de projets émergent ? Quelles questions restent ouvertes ?

Cette note est importante parce qu’elle évite de foncer dans une liste d’actions sans vision. Elle permet aussi à l’équipe de relire, corriger, compléter en gardant les neurones bien actifs, ce n’est pas l’IA le boss 🙂

On peut demander :

À partir des transcriptions et de la première extraction, rédige une note intermédiaire claire et argumentée. Elle doit résumer les grands enseignements, les enjeux prioritaires, les premières familles de projets, les points de vigilance, les sujets à approfondir et les questions encore ouvertes. Ne rédige pas encore les fiches actions.

Cette note devient le premier vrai support de cadrage, surtout pas le document final. Il permet de vérifier qu’on est bien sur la bonne piste.

7. On demande quels sujets méritent un vrai benchmark

À partir de la note intermédiaire, on ne benchmarke pas tout. Ca fait toujours classe de dire « je benchmarke… entre deux calls » . On demande d’abord au LLM : quels sujets méritent vraiment d’être nourris par une recherche approfondie pour alimenter mes idées ? Parce que tout n’a pas besoin d’un benchmark. Mais certains sujets vont clairement gagner en puissance si on regarde ailleurs. On peut deviner par nous même les grands thèmes mais sincèrement ne passer pas à côté de votre assistant :).

Le prompt peut être très simple :

Voici une note intermédiaire issue d’un atelier collectif dans un office de tourisme.
[COLLER LA NOTE INTERMÉDIAIRE]
Identifie les sujets qui mériteraient une recherche approfondie ou un benchmark avant de rédiger le plan d’actions final. Pour chaque sujet, explique pourquoi un benchmark serait utile, ce qu’il faudrait chercher, quels univers d’inspiration regarder au-delà des offices de tourisme, et quel livrable serait utile pour enrichir ensuite une fiche projet.
Ne rédige pas encore les fiches actions. Je veux uniquement identifier et prioriser les recherches à mener.

À la sortie, on obtient une liste courte de sujets à creuser. Et là, on peut vraiment faire de la veille utile.

8. On lance de vraies recherches approfondies

Bon, là, on prend un peu plus de temps, car dans mes accompagnements de terrain autour de cette fameuse IA, on rencontre encore beaucoup trop de pros qui n’exploitent absolument pas cette solution incontournable pour TOUS VOS PROJETS… La Recherche Approfondie ou Deep Research en fonction des outils vous offre une profondeur de réflexion qui n’a absolument rien à voir. On en fera un billet à part si vous voulez, mais en attendant, même avec un compte gratuit, allez le tester sur Perplexity (cliquez sur le petit + et activez la recherche approfondie… au bon moment, lisez la suite)

Un benchmark utile, ce n’est pas trois liens trouvés en vitesse. Une recherche approfondie doit comparer, sourcer, analyser, repérer ce qui fonctionne, ce qui coince, ce qui est transférable, ce qui serait risqué.

Et surtout : il faut sortir du réflexe “regardons ce que font les autres offices de tourisme”.

Oui, ça peut être utile, mais si on ne regarde que les OT, on risque de tourner en rond dans les mêmes codes. Prenons l’exemple d’une boutique d’OT, beaucoup vont se reconnaître ;). Le mauvais réflexe : chercher “les plus belles boutiques d’offices de tourisme”.

La vraie question est plutôt : comment une boutique locale devient-elle désirable, rentable, vivante, identifiable et fière de son territoire ?

Là, on peut regarder les boutiques de musées, les concept-stores, les librairies indépendantes, les épiceries fines, les marques locales, les boutiques en ligne, le merchandising, le packaging, les gammes maison, les séries limitées, les corners partenaires.

On ne cherche plus ce que les collègues ont déjà pondu dans votre petit monde sympa. On cherche ce qui donne envie d’acheter, d’offrir, de revenir, de parler du produit du côté des acteurs pros du merchandising, des boutiques locales, du marketing territorial.

Mon plus grand tip IA : Fais-moi le prompt idéal !

Petite astuce très simple, un de mes secrets, non secrets, de popote interne avec mon GPT : on peut d’abord demander au LLM de fabriquer le prompt idéal de recherche approfondie.

Je travaille dans un office de tourisme sur le projet suivant : [DÉCRIRE LE PROJET].
Je veux lancer une recherche approfondie sur ce sujet, mais je ne suis pas expert. Je ne veux pas une réponse rapide avec trois exemples. Je veux un benchmark complet, avec des exemples sourcés, une analyse des bonnes pratiques, des modèles économiques possibles, des points de vigilance, des erreurs à éviter et des préconisations adaptées à mon contexte.
Aide-moi à construire le prompt idéal que je pourrai copier-coller dans Perplexity, ChatGPT, Claude ou un autre LLM connecté au web.
Je veux que ce futur prompt pousse la recherche au-delà des offices de tourisme, en allant chercher des inspirations dans d’autres univers pertinents.
Ton résultat doit être uniquement le prompt final prêt à copier-coller. (Et on clique sur Envoyer)

Ensuite, on copie-colle le prompt généré dans l’outil choisi, mais en activant bien le mode Recherche approfondie.

Dans ChatGPT, il faut sélectionner l’option Recherche approfondie avant d’envoyer le prompt. Ce mode est fait pour mener une recherche en plusieurs étapes, analyser différentes sources et produire une synthèse argumentée. Il est accessible aussi aux comptes gratuits, avec des limites d’usage plus basses que les comptes payants. Dans Perplexity, même logique : on choisit le mode Recherche approfondie avant de lancer la demande (avec la possibilité de cocher « Social » pour rechercher de la matière sur les RS). Là aussi, l’usage est possible avec un compte gratuit, dans la limite du quota disponible.

Le détail compte : si on colle le prompt dans une conversation classique, on aura souvent une réponse correcte, mais plus rapide et moins fouillée. En activant la recherche approfondie, on demande à l’outil de vraiment chercher, comparer, sourcer et analyser.

9. Très important : on remet les veilles dans les sources du projet GPT

Et là, on commence à avoir du solide. Vous allez avoir des pdf gigantesques et d’une qualité souvent bluffante que vous allez bien « réserver » dans les sources du PROJET, comme dirait Philippe Etchecebestcheche (ouais vous n’avez jamais entendu ma mère tenter de prononcer son nom <3 )

C’est l’étape que beaucoup vont oublier. On a fait des recherches approfondies. On a des benchmarks intéressants. Très bien. Mais si on les laisse dans un coin, ils ne servent pas vraiment. La bonne méthode consiste à transformer ces recherches en PDF ou documents propres, puis à les ajouter dans les sources du projet GPT.

À ce moment-là, le projet GPT dispose de trois matières essentielles :

1. les transcriptions des échanges ;
2. la note intermédiaire ;
3. les benchmarks et recherches approfondies.

Et c’est seulement maintenant qu’on peut demander une première structure de plan d’actions vraiment argumentée. Le LLM peut alors croiser ce que l’équipe a dit, ce que la note a cadré, et ce que les benchmarks ont apporté.

Là, on commence à passer de la matière au plan. Mais on ne déroule pas encore tout. Pas trop vite, Marguerite (ouais rigole, va trouver une rime toi).

10. On demande une première structure de plan d’actions argumenté

À ce stade, on a enfin la bonne matière : les transcriptions, la note intermédiaire et les benchmarks. Ca fait une sacrée base de connaissances. C’est le moment de demander au LLM une première structure de plan d’actions. On ne veut surtout pas aller trop vite, on vous l’a dit, on prend le temps d’aller vite… on ne veut pas encore les fiches projets détaillées, le tableau final, le grand document prêt à présenter aux élus.

D’abord, on veut une architecture claire.

Le but est de voir comment les idées peuvent être regroupées en grandes familles de projets, quels enjeux elles portent, ce qui vient vraiment des échanges, ce que les benchmarks ajoutent, et quels points de vigilance apparaissent déjà. C’est une étape de structuration. Elle sert à passer du vrac intelligent à une logique de plan. En fait, c’est comme à la fac si certains se sont tapés des mémoires ou encore pirrrre des thèses 🙂 , on fait d’abord la structure avant de « tomber de la page ».

Le bon prompt :

À partir des transcriptions, de la note intermédiaire et des benchmarks ajoutés dans les sources du projet, propose une première structure de plan d’actions argumenté. Regroupe les idées en grandes familles de projets. Pour chaque famille, explique l’enjeu, les idées issues des échanges, les apports des benchmarks, les premières pistes d’actions et les points de vigilance. Ne rédige pas encore toutes les fiches projets.
La sortie attendue doit permettre de répondre à quelques questions simples :
quelles sont les grandes familles de projets ?
quels projets semblent structurants ?
quelles idées sont directement issues de l’équipe ?
quels apports viennent des benchmarks ?
quels sujets sont prioritaires, sensibles ou dépendants d’autres décisions ?

Cette étape est importante parce qu’elle évite de partir trop vite dans une série de fiches sans avoir validé l’architecture d’ensemble.

11. On calibre une première fiche projet en mode canevas

Avant de générer toutes les fiches projets, il faut en faire une seule, une complète, bien calibrée.

C’est là que le mode canevas dans GPT est très utile.

On choisit un projet important, puis on demande une première fiche complète. On ajuste la structure, le ton, le niveau de détail, la place du benchmark, les actions concrètes, les points de vigilance, les éléments issus des transcriptions.

Pourquoi une seule fiche d’abord ?

Parce que si la première est mauvaise, toutes les autres le seront aussi. Et là, bon courage pour corriger quinze fiches bancales. La fiche modèle doit montrer exactement ce qu’on attend : assez stratégique pour être défendable, assez concrète pour être activable, assez contextualisée pour ne pas ressembler à une fiche générique. Une fois cette première fiche validée, seulement là, on peut demander au LLM de générer les autres sur le même modèle.

Le bon prompt :

À partir de la fiche projet modèle validée dans le canevas, rédige les autres fiches projets en respectant strictement la même structure, le même niveau de détail et le même ton. Utilise les transcriptions, la note intermédiaire et les benchmarks comme sources prioritaires. Pour chaque fiche, contextualise les actions avec les éléments issus des échanges et indique clairement les apports du benchmark.

Là, on gagne du temps sans perdre la qualité.

12. On génère toutes les fiches projets sur ce modèle

C’est l’étape qui manquait dans la version précédente. Et elle est importante. Une fois la fiche modèle validée, on ne demande pas au LLM de “faire toutes les fiches” en vrac, genre « Démerde aou ! » comme on dirait à son ChatGPT974 à la Réunion :).

On lui demande de produire les fiches en respectant strictement le modèle validé : même structure, même niveau de détail, même ton, même logique de justification, même manière de distinguer ce qui vient des échanges, ce qui vient des benchmarks et ce qui relève de la recommandation.

L’objectif est d’obtenir un ensemble cohérent, pas une collection de fiches qui partent chacune dans une direction différente. Concrètement, on peut travailler par familles de projets, dans mon exemple, ça donne ça :

• d’abord les projets liés au lieu d’accueil ;
• puis les projets boutique et produits ;
• puis les projets enfants, familles, habitants ;
• puis les projets d’expérience, de prescription, de gouvernance ou de communication.

Cette progression évite deux pièges classiques : générer trop de contenu d’un coup, puis ne plus avoir le courage de relire ; ou valider trop vite des fiches qui semblent propres mais qui manquent de chair. À chaque série, on relit, on corrige, on ajuste le vocabulaire, on vérifie que les idées restent bien ancrées dans la matière de départ.

Le bon prompt peut être :

À partir de la fiche projet modèle validée dans le canevas, rédige les fiches projets de la famille suivante : [NOM DE LA FAMILLE]. Respecte strictement la même structure, le même niveau de détail et le même ton. Utilise comme sources prioritaires les transcriptions, la note intermédiaire et les benchmarks. Pour chaque fiche, distingue clairement les idées issues des échanges, les apports du benchmark, les actions concrètes, les points de vigilance et les premiers pas opérationnels. Ne cherche pas à tout inventer : si une information manque, indique-le clairement.

Une fiche projet utile doit permettre à quelqu’un de comprendre rapidement : pourquoi ce projet existe, ce qu’il change, qui il concerne, ce qu’il faut faire, avec qui, dans quel ordre, avec quels risques et par quoi commencer.

13. Ensuite, on produit le tableau de synthèse des projets

Une fois les fiches projets produites et bien exportées à chaque fois dans un joli dossier local ou Drive en word ou gg doc, il faut un outil de lecture globale pour les pilotes des projets, sinon, on se retrouve avec un beau bord**, euh un beau dossier… mais personne ne sait par où commencer. C’est vraiment un piège typique des LLM jamais en burn out.

Le tableau de synthèse sert à remettre tous les projets côte à côte. Il peut reprendre les grandes familles, les projets, les objectifs, les publics, la priorité, l’impact, la facilité, le calendrier, les porteurs, les partenaires, les dépendances, les premiers pas. Ce tableau est précieux pour les managers, les élus, les équipes.

Il permet de répondre à des questions très simples :

• Qu’est-ce qu’on fait vite ?
• Qu’est-ce qu’on teste ?
• Qu’est-ce qui coûte ?
• Qu’est-ce qui demande un arbitrage ?
• Qu’est-ce qui dépend d’un autre projet ?

Là, le plan d’actions devient pilotable par les responsables de projet. Pas juste inspirant. Vous avez alors un tableur Excel, google sheets, Notion ou autre qui sera un bon tableau de bord pour prioriser avec son équipe.

14. Puis on génère les images de concrétisation

Dernière étape importante, souvent sous-estimée: rendre les projets visibles. Une fiche projet, c’est utile, mais une image de concrétisation, parfois, ça débloque tout.

Pour une boutique, un kit enfants, un mur d’affichage, une carte sensible, un espace d’accueil, un corner partenaire, une scénographie, une gamme de produits, on peut générer une planche visuelle. L’objectif n’est pas de faire “joli pour faire joli”. L’objectif est de permettre aux équipes, élus, partenaires ou prestataires de se projeter.

On voit l’idée. On la comprend. On peut la critiquer. On peut l’améliorer.

Et ça évite les malentendus. Parce que “un espace plus vivant”, tout le monde est d’accord. Mais personne ne voit forcément la même chose.

Une image oblige à clarifier… alors une planche d’inspiration concrétisante demandée à votre GPT ou autre à partir de la fiche projet détaillée, le résultat est bluffant avec les dernières mises à jour. Bon, là, je ne vous montre rien mais amusez vous à suivre cette méthodo… ca sera très très chouette.

15. Enfin, on produit les bons documents pour les bons publics

À la fin, tout le monde n’a pas besoin du même document.

• Les équipes ont besoin de concret.
• La direction a besoin d’une trajectoire.
• Les élus ont besoin d’une vision claire et d’arbitrages.
• Un architecte ou un designer a besoin d’un brief précis sur les usages, les postures, les ambiances et les contraintes.
• Les partenaires ont besoin de comprendre où ils peuvent contribuer.

C’est là que l’IA est très pratique : elle permet de décliner la même matière en plusieurs formats, sans repartir de zéro. Même projet, mêmes sources, mêmes idées… mais des documents adaptés aux gens qui vont devoir s’en servir. Et ça, dans la vraie vie des OT, c’est quand même assez utile. Et oui oui oui oui on le répète, vous gagnez du temps en production, vous en reprenez en infusion d’idées, en lecture des contenus pondus, en adaptation à vos attentes !!!!! on est ok ?

16. Et surtout : on ne range pas tout ça dans un placard

C’est peut-être la vraie dernière étape… ou plutôt la vraie PREMIERE étape pour agir. Les fiches projets sont prêtes. Le tableau de synthèse existe. Les images de concrétisation donnent envie. Les documents sont propres.

Très bien.

Mais interdiction de tout perdre dans des sous-sous-sous-dossiers. Interdiction de ranger ça proprement dans un drive oublié, version “on a bien travaillé, merci, à dans six mois”. C’est maintenant que ça devient intéressant !

On remet les projets sur la table avec l’équipe. On regarde ce qui est prioritaire, bien sûr. Mais on regarde aussi ce qui fait kiffer la team. Parce qu’un projet ne démarre pas seulement avec une bonne matrice. Il démarre aussi avec de l’envie, de l’énergie, des personnes qui se disent : “celui-là, on peut vraiment le faire”.

On choisit un premier projet. Pas forcément le plus énorme. Pas forcément celui qui demande trois délibérations, deux budgets, quatre devis et un alignement de planètes. Un projet concret. Utile. Visible. Faisable. Et là, on se met au boulot 🙂

Pas à pas… Ou plutôt : TIPA TIPA, comme à La Réunion. Un petit pas, puis un autre. On teste, on ajuste, on montre, on améliore. On ne cherche pas à tout réussir d’un coup. On cherche à faire sortir le projet du document pour le faire entrer dans la vraie vie.

C’est ça, la dernière réussite de la méthode : ne pas s’arrêter au plan d’actions.

Un plan d’actions n’est pas une médaille à accrocher au mur… ça pourrait être le sous-titre des autobiographies des consultants que nous sommes :). C’est un point de départ. Le vrai moment sympa, c’est quand l’équipe choisit, s’approprie, commence, rate un peu, corrige, avance, et voit enfin une idée devenir quelque chose que les visiteurs, les habitants ou les pros peuvent vivre.

On garde les neurones bien actifs et l’IA jouera son rôle (et pas plus)

L’IA ne remplace pas le collectif. Elle évite que le collectif s’évapore. Elle permet de prendre deux jours pour parler, écouter, confronter les points de vue, partir d’une idée bancale, rebondir, creuser, rire parfois, douter souvent, et faire émerger quelque chose de plus grand que le sujet de départ. Puis elle aide à transformer tout ça en stratégie, en projets, en fiches, en tableaux, en images, en supports utiles.

Ce n’est pas une méthode pour aller plus vite partout. C’est une méthode pour utiliser le temps au bon endroit.

Les yeux dans les yeux quand on construit ensemble.

L’IA quand il faut structurer, enrichir et passer à l’action. Et ensuite, surtout : un premier TIPA. Parce qu’un projet ne change rien tant qu’il reste dans un dossier. Il commence à exister quand quelqu’un dit : “Allez, celui-là, on le fait.”

et surtout, pas dessus tout, celles et ceux qui m’ont subi le savent bien… quand vous êtes réunis pour partir dans tous les sens sur un projet sérieux, ne sous-estimez jamais le succès d’un projet qui commencera par cette phrase dans la bouche d’un collègue : 

Non… mais c’est une idée à la con… mais ça serait génial si….

Alors dans ce cas, et ce sera le sujet d’un autre billet de blog, Ne Niquez Pas Vos Paillettes … Kevin et les autres autour de la table. Ce sont les meilleures idées qui sortent quand ça commence par “J’ai une idée à la con”. Demandez à celles et ceux qui participent au Campus des ET 🙂 🙂 🙂 , Ludo en a même fait un atelier de travail à part entière 🙂

Mais ça, c’est un autre sujet 🙂 , en attendant, je vous ai résumé avec mon ami GPT cette méthodo en version plus friendly. Bonne mise en pratique et hâte d’avoir vos retours si vous vous lancez !