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Toggl : Prenez le temps!

Publié le 9 octobre 2015
3 min

Pour cet easy friday web, suite à plusieurs demandes, je republie ce post sur TOGGL, un outil de gestion du temps et des projets.

Quel est souvent le problème numéro un de nos organisations ? Le temps, bien sur, la course à l’agenda, la gestion du todolist, l’acrobatie pour gérer le nouveau projet, les récups, les heures sup, etc, etc.

L’’augmentation de l’activité numérique n’arrange rien à cette recherche permanente de temps libre, au contraire. Vous trouvez chaque nouvelle idée développée dans ce blog souvent ou même très souvent géniale ? C’est normal ! Mais vous ne savez pas où trouver le temps pour la mettre en œuvre..  

Car du temps disponible, dans l’organisme de gestion de la destination, il n’y en a plus beaucoup…

 

Deux solutions s’offrent donc au manager de l’organisation pour gagner du temps : embaucher, ou économiser du temps.

Pour embaucher, attendez lundi, que vos nouvelles équipes municipales soient définitivement élues pour aller leur proposer d’augmenter la subvention de votre office de tourisme. Mais franchement, ce n’est pas la tendance forte de ces dernières années…     

Autre solution : économiser du temps, en délestant votre équipe d’un certain nombre de tâches, en redonnant quelques dossiers à la collectivité (« si, si la communauté de communes est beaucoup plus légitime pour l’organisation du rallye des œufs de Pâques pour les 8-12 ans… »), ou en abandonnant purement et simplement certaines missions.

Simplement, pour pouvoir décider des « abandons prioritaires » il est indispensable de savoir combien de temps vous et votre équipe consacrez à chaque projet. Une mesure qui va vous permettre d’évaluer le temps gagné et qui va vous donner de vrais arguments pour votre financeur ou votre conseil d’administration.

 

Un outil à l’ergonomie intuitive

C’est là qu’intervient ma solution du vendredi, parce que, rappelons-le, sur ce blog, le vendredi, c‘est easyfridayweb… La solution du jour s’appelle TOGGL (oui, je sais, c’est imprononcable, c’est finlandais à la base) et permet de gérer le temps de son équipe de façon fine et ergonomique.

C’est en fait une excellente alternative au tableur excel partagé sous google doc avec 126 colonnes correspondant aux différentes taches, et que tout le monde arrête de remplir après deux semaines.

Toggl permet à chaque membre de l’équipe de disposer d’un compte individuel (la solution est gratuite jusqu’à 5 personnes, et après coûte 5 euros par mois et par utilisateur). Ergonomiquement, comme vous pouvez le voir ci-dessous, le timer permet de rentrer en temps réel la tâche sur laquelle on travaille.  L’utilisateur va également pouvoir remplir en fin de journée son tableau. L’écriture intuitive permet en tapant les premières lettres d’un projet de rapidement retrouver celui qui correspond.

Toggl

 

 

 

 

 

 

 

La saisie est donc rapide à une condition : avoir préalablement bien réfléchi à l’architecture de projets que l’on veut mesurer. Un travail préalable est donc nécessaire.

Chaque projet peut être agrémenté de tâches (par exemple, dans le projet « ateliers numériques », j’aurai la tâche « préparation »,  et la tâche  « intervention »), mais uniquement dans la verison payante.

Il y a également un système de tags, qui peut qualifier chaque moment de travail. Par exemple « bureau » ou « déplacement » permettant de faire une mesure complémentaire sur l’ensemble de l’activité.

 

Le roi du rapport

L’intérêt de Toggl réside au moins autant dans sa capacité à produire des rapports plus ou moins détaillés, mais avec un bon système de filtres. Aisni, sur un même projet, vous pourrez connaître le temps total consacré au projet, la répartition par taches, le temps passé par collaborateur, etc, etc.

Il faut certes un peu de temps pour se familiariser avec ce système de rapports et pour profiter de toutes les possibilités. Mais c’est là un superbe outil pour le rapport de fin d’année, ou bien pour aller voir votre communauté de communes en disant, preuve à l’appui : « très bien l’organisation du salon de l’asperge, mais cela a couté 270 heures de travail à mon équipe… »

 

Toggl

 

Reste l’envie de l’équipe à s’investir dans la gestion de Toggl au quotidien, sans qu’un sentiment de « fliquage » ne l’emporte. Là, c’est d’abord une question de management. Mais pour l’avoir expérimenté, tout le monde a envie d’évaluer son temps de travail sur un projet. Cela permet de se retourner sur ce que l’on a accompli. Un besoin universel, non ?

 

Au final, j’ai trouvé dans cet outil une simplicité évidente par rapport au vieux google doc partagé, et une possibilité d’analyse du temps de travail assez formidable.

Toggl n’est pas la seule solution de gestion de temps, il en existe beaucoup d’autres, que vous avez peut-etre expérimentées. Votre retour dans les commentaires ?

 

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Jean Luc Boulin est consultant en tourisme : Intervention auprès des élus et des prestataires touristiques, coaching, accompagnement des équipes et des directions sont ses principaux champs d'intervention. Avec deux exigences : se mettre à la place du client et oser l'innovation. Directeur de l’office de tourisme de l’Entre-deux-Mers (Gironde) et du pays d’accueil touristique du même nom pendant plus de dix ans, Jean Luc Boulin a dirigé la MONA [...]
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