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Quand un bloc-notes sympa devient un outil collaboratif presque parfait : Zoho est arrivé-eh-eh, sans s’presser-eh-eh…

Publié le 18 mars 2020
4 min

Note de la rédaction :
Durant la crise, les différents contributeurs au blog ne peuvent pas faire comme s’il n’y avait pas de #COVID_19. Nous nous sommes réunis (virtuellement !) pour vous apporter des réponses adaptées face au défi que notre société et notre secteur du tourisme affrontent. Nous vous proposons donc des billets de blog adaptés et plus nombreux, de nouveaux formats, des réflexions et des outils pour passer le temps du confinement sans le perdre. N’hésitez pas à nous faire vos propositions et retours.

Alors nous y voilà dans cette aventure étrange de la « distanciation sociale ». Elle bouleverse toute l’économie et au premier chef le tourisme. Elle nous impose aussi le fameux télétravail dans un moment où le travail lui-même reste à re-définir. Changement concomitant du fond et de la forme difficile à appréhender et aux conséquences potentiellement vertigineuses. Bien malin celui qui pourrait aujourd’hui tracer les contours de demain… Je ne m’y risquerai donc pas !

Dans cette drôle d’ambiance je voulais vous parler d’un outil simple, élégant et efficace : le Notebook de ZOHO. Utilisé de manière appropriée, il pourrait vous faciliter la vie !
C’est un bloc-notes malin développé au cœur de la grappe d’applications bureautiques et collaboratives en ligne proposée par ZOHO, concurrent direct des Office 365 ou Google Suite.
Vous trouverez ici la présentation de cet outil

Vous remarquerez que :

  • il est gratuit et sans pub ! 
  • il est disponible en ligne, en logiciel pour Mac, PC ou Linux et en application pour smartphones
  • il est très malin avec des notes de différents types « empilables » pour les classer dans des blocs-notes 
  • il est accompagné par une extension de type webclipper pour Chrome, Firefox ou Safari (juste génial pour récupérer du contenu web en un clic… )
  • on peut « privatiser » une note ou un bloc-note à l’aide d’un mot de passe
  • un système de tags permet de réunir des notes dispersées dans plusieurs blocs-notes
  • les notes peuvent être liées entre-elles
  • … et plein d’autres trucs que je n’ai pas complètement explorés

On peut l’utiliser de plein de manières différentes : prise de notes à la volée bien sûr, suivi de projets (on peut lister des tâches), veille, centre de ressources, etc. À vous d’imaginer d’autres usages…
On peut aussi très facilement partager une note avec qui on veut. Par contre et c’est là sans doute son seul vrai défaut, on ne peut pas partager un bloc-notes entier. Déception !!! 
Du coup, difficile d’envisager un travail collaboratif…

Dans mon quotidien, je me rends cependant compte qu’associer des partenaires-collaborateurs extérieurs avec des procédures minimales d’accès ne fonctionne pas : chacun a ses propres habitudes, ses propres outils, si on utilise pas un outil fréquemment on oublie allègrement les procédures d’accès, etc… 
D’ailleurs, même chez Google, le plus facile c’est de partager des docs avec des liens plutôt qu’avec des invitations nominatives.

Bref, si ce que l’on partage n’a pas valeur de secret d’état et si on souhaite favoriser « l’usabilité » du service pour des acteurs aux pratiques hétérogènes (!), j’ai trouvé une méthode vaguement maligne. 
Il suffit de créer un compte avec une adresse de groupe et un mot de passe ayant du sens pour le groupe pour permettre à une communauté de partager un ou des blocs-notes. Le navigateur retient bien les mots de passe et vous évitera de vous re-connecter à chaque session.

Je vous ai préparé un petit exemple : sur la page notebook.zoho.eu entrez l’adresse pfabing@etourisme.info et le mot de passe « testnotebook ». Vous accéderez à un Notebook de test que nous partageons. Bien sûr il vous faudra aussi charger l’extension « Notebook » pour votre navigateur pour explorer toutes les potentialités. Et n’hésitez pas à charger l’appli sur votre smartphone. L’expérience utilisateur est bluffante !
Allez-y c’est cadeau… Bien sûr j’effacerai vos inestimables contributions dans quelques temps 🙂

Personnellement, je commence à utiliser cet outil comme site pour une communauté, ou pour un suivi de projet qui implique des partenaires extérieurs. Il est très facile d’organiser une réunion et le collectage des sources. Une note par point à l’ordre du jour et durant la réunion chacun peut participer à la prise de note pour le collectif… ou pas 😉

C’est simple, intuitif, élégant, polyvalent, bref j’adore… 

Je suis sûr que vous allez l’adopter pour dynamiser le travail collaboratif, qui plus est quand le présentiel devient prohibé… 
J’espère que cet outil vous permettra de traverser ces temps compliqués avec un tout petit peu plus d’agilité…  

Bon courage à tou·te·s

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Paul FABING était directeur de la Mission Attractivité chez Alsace Destination Tourisme.  Architecte de formation, ancien consultant tourisme, chef du service Tourisme de la Région Alsace, directeur de RésOT-Alsace (Réseau des offices de tourisme), directeur du pôle Qualité de l'accueil à l'Agence d'Attractivité de l'Alsace (AAA), il occupe cette fonction depuis 2020. Entre autres missions, la Mission Attractivité gère et anime le système d’information touristique alsacien qui consolide l’ensemble des [...]
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