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Des modèles de réponses semi-automatisées pour vos emails

Publié le 30 juillet 2010
3 min

Nous voici arrivés au dernier des quatre articles consacrés à la relation clients/partenaires vant de vous laisser souffler et faire une cure de non etourisme… votre blog se mettant en vacances pendant 15 jours.

  1. Comment arrêter de faire la pub d’Orange et enfin penser à vous dans la structure de vos adresses email
  2. Comment utiliser les webmails en ligne, en complément de son bon vieil outlook express… Chiche, on passe sur Google Apps
  3. Comment donner confiance à ses interlocuteurs avec un email "signé" professionnellement et humanisé
  4. Comment rationnaliser le temps consacré à certaines réponses de touristes par email… Les modèles de réponse semi-automatisés

Pour ce dernier billet avant d’ouvrir le carton des affaires de plage pour les bloggeurs d’etourisme.info, nous allons éviter de vous la faire compliquée 🙂 . Nous avons vu dans les précédents billets comment laisser de côté son email historique mastructure@wanadoo.fr pour un vrai email professionnel au nom de votre structure, contact@mastructure.fr. Nous vous avons ensuite présenté les messageries en ligne qui permettent d’avoir un suivi permanent de vos emails dans un contexte de dématérialisation… vos emails ne sont plus uniquement stockés dans un ordinateur. Enfin, vous avez pu découvrir des outils d’insertion de signature automatique dans ces webmails, ce qui a apporté une sympathique touche humaine et illustrée. Voyons aujourd’hui comment insérer des modèles de réponses semi-automatisées.

Nous vous conseillons avant tout de vous réunir pour faire un brainstorming pour faire remonter le top 5 des questions les plus fréquentes que vous recevez par email. Une fois ce top 5 identifié, avant même de vous pencher sur la rédaction de vos réponses semi-automatisées, je vous conseille de vérifier si votre site apporte une réponse visible, claire et pertinente à ces 5 questions… Et oui, si vous souhaitez rationaliser le nombre d’emails reçus, il faut commencer par vérifier que votre site répond à cette question, vous serez peut être surpris(e) de ne pas voir en ligne un plan d’accès ou le détail des services inclus dans la location à la semaine de vos meublés ou bien d’autres petits oublis du genre.

Maintenant, découvrons l’outil "Réponses standardisées" de Gmail et de Google Apps mail. Je vous laisse relire les premiers articles pour [re]découvrir Google Apps. Cette option correspond à votre "papier à lettres" dans votre bon vieil Outlook Express qui permet de préparer ces modèles de réponses sur votre ordinateur (voir les résultats Google pour cette requête). "Réponses standardisées" va vous permettre de gagner du temps sur le TOP 5 de vos questions clients, depuis n’importe quel ordinateur et cela en quelques secondes. Passons à la pratique !

  1. Connectez-vous à votre Gmail ou votre espace mails Google Apps.
  2. Allez dans Paramètres (en haut à droite), onglet Labo et trouvez l’option Réponses standardisées pour l’activer.

  3. Rédigez votre modèle de réponse et enregistrez-le.

  4. Utilisez votre modèle de réponse et c’est fini !

Voilà, j’espère que ces 4 billets n’auront pas été trop techniques, n’hésitez pas à faire appel à vos prestataires techniques pour assurer cette transition de la gestion des emails si vous souhaitez profiter de Google Apps… Il n’existe pas que cette solution bien sûr, les débats seront également ouverts sur la protection de mes données quand je vois des publicités Adwords en lien avec le contenu de mes emails dans Google Apps ou Gmail… mais bon, testez, faites vous votre propre opinion et laissez nous vos commentaires. Pour ma part, mon opinion est faite depuis presque 4 ans et Google Apps est aujourd’hui un outil incontournable pour ma relation clients.

Le blog ferme donc ses portes pendant quelques jours, tous les bloggeurs sont en cure neuronale pour régénérer ces cerveaux qui sont mis à rude épreuve pour vous apporter chaque jour un article pertinent pour vos structures.

Bonne saison estivale, bonjour aux Aoûtiens de notre part et bonnes vacances si vous vous sentez concerné(e) par cette dernière option, veinards 🙂

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Pierre Eloy est le fondateur de Touristic et le co-fondateur d'Agitateurs de Destinations Numériques, entreprises bordelaises dédiées aux solutions numériques pour les professionnels du tourisme. Les interventions de Pierre, son cœur lorrain et sa vie dans le Sud Ouest en font un personnage incontournable du tourisme digital et relationnel ! Ne vous étonnez pas si un jour vous le croisez dans une boulangerie californienne, il a promis qu'un jour il serait boulanger [...]
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