TrelloAujourd’hui “je reçois la honte” comme on dit chez moi en Alsace parce que je vous livre mon billet avec quelques heures de retard…  et “shame on me” parce que ce “vendredi facile” sera vraiment un “easy Friday” avec la présentation d’un gestionnaire de tâches assez génial, sauf qu’il n’est disponible pour l’instant qu’en Anglais. Pour que je vous présente et vous incite à utiliser un service en Anglais, moi qui tiens tant à l’usage de notre belle langue, il fallait vraiment que l’outil soit super… 

On vous avait déjà présenté plusieurs outils comme Wunderlist dans cet article, ou Do dans celui-là… Personnellement, j’utilisais Do pour gérer le travail de mon équipe depuis plus d’un an…. Cela m’allait bien, mais il y a un mois environ, l’équipe de Do annonçait la mort programmée du service et proposait de migrer ses données vers d’autres services équivalents, et notamment Trello. Du coup je l’ai essayé de mauvais grâce… et c’est vraiment une alternative très convaincante avec une approche visuelle bien différente des listes de Wunderlist ou Do. 

Ici vous ouvrez des “Boards”, où vous définissez des listes, dans lesquelles vous incluez des cartes (“cards”), qui peuvent elles-mêmes contenir des listes de sous-tâches… La présentation est originale, et la prise en main très facile, un peu comme un panneau sur lequel on épingle ses tâches. Voyez cette copie d’écran d’un “board” pour mieux comprendre…

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Vous pouvez aussi créer autant de “boards” que vous le voulez…

Les “lists” offrent des fonctionnalités intéressantes :

  • déplacer les “lists” et les “cards” par simple glisser-déposer pour organiser votre “board” selon vos besoins
  • s’abonner pour recevoir une notification dès que ça bouge dans cette colonne
  • transférer une liste vers un autre “board”. Pratique quand on se rend compte que toute une série de tâches sont à déplacer…
  • copier la “list” : très pratique pour des évènements récurrents comme un comité de direction, un CA, etc. D’un clic on reproduit la même suite de “cards” et leurs sous-tâches. Il n’y a plus qu’à réajuster les dates d’échéances…

Et voici le détail d’une magnifique “card” (fictive bien sûr…) :

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Là aussi plein de possibilités parmi lesquelles :

  • affecter un “label” de couleur et le paramétrer pour visualiser un critère qui est important pour vous (ici l’urgence…)
  • créer des listes de sous-tâches toute simples avec des cases à cocher
  • attacher des fichiers
  • commenter…

L’aspect collaboratif est très poussé… et néanmoins facile :

  • on peut créer des “organizations” qui sont des groupes de personnes qui travaillent sur des “boards” communs. Très pratique pour distinguer chaque équipe-projet et éviter d’être envahi par toutes les tâches de tout le monde.
  • chaque “card” peut-être assignée à un ou plusieurs collaborateurs (ce que ne fait Wunderlist qu’en version payante). Très utile en réunion de travail pour traduire les conclusions en tâches…
  • chaque collaborateur peut définir ses notifications par mail

Et chaque collaborateur peut afficher ses tâches comme ceci : 

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Pour approfondir les potentialités de trello, je vous invite à la lecture de ce billet ainsi que cet article… ou mieux encore, testez le sans tarder. Ah oui, j’oubliais, c’est gratuit, et “connectable” avec Facebook et Google…  

Voilà je pense un outil des plus pratiques pour gérer l’activité et les projets d’une petite structure…

 

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Paul FABING est directeur du pôle qualité de l'accueil à l'Agence d'Attractivité de l'Alsace (AAA). Architecte de formation, ancien consultant tourisme, chef du service Tourisme de la Région Alsace et directeur de RésOT-Alsace (Réseau des offices de tourisme), il occupe cette fonction depuis 2015. Entre autres missions, l'AAA est propriétaire, gestionnaire et animateur du système d’information touristique alsacien qui consolide l’ensemble des informations recensées par les OTSI et de nombreuses structures partenaires. Plus de 220 sites touristiques institutionnels et publics alsaciens (la totalité en fait), beaucoup de sites nationaux publics et privés, la plupart des éditions papier, les actions de promotion et les outils mobiles s’appuient sur cette base de données pour offrir aux touristes des services fondés sur la même information. Ainsi les OTSI, coordonnés par l'AAA, se sont placés au cœur de la problématique touristique alsacienne et occupent une place prépondérante dans le développement de l’etourisme. Promis, il s’efforcera de ne pas rédiger en Alsacien, et apportera sans doute un petit vent d’est rafraîchissant dans ce blog (les Alsaciens ne sont pas aussi sérieux qu’il n’y paraît…). L’extranet du RésOT-Alsace Alsace. Email : pfabing at etourisme.info (cette adresse apparait en toute lettres pour éviter les robots).