Harold Lloyd dans « Monte là-dessus! (1923)

Petit constat de terrain: je participais il y a une dizaine de jours à la 1ère édition de #CM on the beach. Durant ce moment de co-création en ouverture du salon Voyage en Multimédia, nous avons notamment réfléchi à comment organiser un comité éditorial performant. Surprise: personne dans le groupe n’utilise voire ne connait le diagramme de Gantt pour la gestion de projet. Le sujet de mon prochain article était tout trouvé.

Je vous propose donc un bref tour d’horizon des avantages de l’utilisation d’un diagramme de Gantt pour la gestion de vos projets et plus particulièrement dans le cas qui nous intéresse: vos actions de communication. Il existe des outils gratuits, je vous présenterai Gantter rapidement.

Le diagramme de Gantt

Une définition pour commencer, lue sur Wikipédia: « Le diagramme de Gantt est un outil utilisé en gestion de projet permettant de visualiser dans le temps les diverses tâches composant un projet. » Je vous laisse prendre connaissance de l’historique et des applications du diagramme de Gantt en suivant ce lien.

Un exemple de diagramme de Gantt pour une publication

Laissez-moi plutôt ici vous expliquer en quoi le diagramme de Gantt est un outil de planification idéal selon moi pour le Manager Numérique de Destination (MND) ou toute personne devant organiser un comité éditorial.

  1. C’est LA timeline de votre projet, qu’il soit d’une durée d’un mois, d’un trimestre voire plus. Vous pouvez en effet élaborer la roadmap du comité éditorial pour l’année entière et ainsi avoir une vue d’ensemble de toutes vos actions de communication. Ceci devrait vous permettre de réduire drastiquement les temps de réunion et passer de 3 heures par mois à des points d’étape n’excédant pas 45 minutes.
  2. Vous ne faites pas que positionner des actions sur le Gantt. Vous les allouez également à des ressources humaines. Le MND pilote en effet le comité éditorial en collaboration avec le webmaster/webmarketer, le chargé de communication, le community manager, l’ANT, toute personne participant au blog de la structure.
    Ainsi le manager anticipera plus facilement votre planning et la charge de travail sur les autres actions. Par ailleurs, chacun au sein de l’équipe sait qui fait quoi montrant la transversalité des projets et cassant un peu plus la vision pyramidale de l’organisation du travail au sein de votre entreprise.
  3. Une action à ajouter ? Des dépassements imprévus ? La prise de décision est facilitée car vous avez de suite une vision des marges de manœuvre dont vous disposez ou pas en cours d’année. Ai-je du temps pour gérer l’action ? Quelles ressources humaines sont mobilisables pour mener l’action ? J’ai tout sous les yeux en un coup d’œil.

On résume ce top 3:

Quoi ? Je fais la liste des tâches pour avoir une vue d’ensemble

Qui ? J’alloue des ressources humaines et évalue la charge

Comment ? Je planifie les actions de mon projet

Créer son diagramme

Plusieurs outils existent, il suffit de taper « Gantt + gratuit » sur le moteur de recherche de votre choix pour se voir proposer de nombreux outils. Gantter a ma préférence car il est simple à prendre en main. Intuitif et en français, il est idéal pour les allergiques à la langue de Shakespeare.

Différentes versions sont disponibles avec de nombreuses fonctionnalités communes ou propres à chaque version. On préférera la version pour Google Drive qui permet de travailler en collaboration avec d’autres utilisateurs de Google en temps réel.

L’interface / matrice du diagramme se compose de 2 parties. À gauche, un panneau où vous enregistrez vos tâches, réglez la durée d’exécution des tâches et nommez les ressources. Sur le panneau de droite, les tâches sont matérialisées par plusieurs barres horizontales.

Quelques petits réglages liminaires sont nécessaires. Tout d’abord vous paramétrez les options du projet (menu « Projet » puis « Propriétés ».)

Par défaut, pas de travail le samedi et le dimanche avec le calendrier standard. Si vous ne souhaitez pas rentrer dans le détail, utilisez le calendrier 24 heures. Pour rentrer dans le détail des temps de travail, il vous faudra donc passer sur l’onglet « Calendrier », choisir un calendrier ou en créer un nouveau puis enregistrer les plages horaires pour chaque jour.

Il vous faudra également enregistrer les ressources sous l’onglet « Ressources ». Je vous parle beaucoup des ressources humaines mais vous pouvez également enregistrer des ressources matérielles. Ceci vous permettra de gérer les besoins des collaborateurs et l’immobilisation de matériel sur telle ou telle action.

Vous pouvez maintenant vous lancer dans l’élaboration du diagramme. Je vous soumets un exemple autour d’une action promo en mai (il y a 3 ponts cette année, vous avez certainement prévu quelque chose). Mon projet fictif débute dès la fin des vacances d’hiver, soit début mars, et s’étend jusqu’à la fin du pont de l’Ascension. Se succèdent des actions du community manager, du webmarketer, du blogger.

Je brosse l’ensemble à grand trait, à vous de rentrer dans les détails en testant l’outil. N’oubliez pas que Gantter fonctionne en mode collaboratif. Chacun pourra donc détailler ses actions et évaluer sa charge de travail. Pensez à Toggl pour les mesures de temps passé sur une action. Et si vous rencontrez des problèmes à la prise en main, n’hésitez pas à poser vos questions sur le groupe Facebook des Animateurs Numériques de Territoire ou m’envoyer un message.

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Historien de formation, c'est par une spécialisation en valorisation des patrimoines naturels et culturels que Jérôme a mis un pied dans le tourisme. Il met sa passion des territoires au service de leur promotion. Jérôme a notamment travaillé dans les Offices de Tourisme de Poitiers, Aurillac et Villeneuve-sur-Lot. Toujours à l'affût d'outils pour entraîner ses collègues dans des approches innovantes, c'est un geek curieux d'apprendre et transmettre. Mise en œuvre de stratégie numérique, communication digitale et coordination de projets figurent parmi les compétences de Jérôme pour accompagner ses collaborateurs.