Et maintenant, que sommes-nous en train de créer?

Image par Sven Kammann de Pixabay

4 semaines déjà de confinement, 4 semaines c’est court et en même temps suffisamment long pour changer ses habitudes au travail. Alors qu’est ce qui a changé dans votre structure depuis le début du confinement? Qu’êtes-vous en train de créer? 

La situation actuelle est inédite et il faut bien entendu tout d’abord trouver les moyens d’en sortir. Mais ensuite reprendrons-nous nos vies d’avant comme s’il ne s’était rien passé sans même en avoir tiré des enseignements?

Regarder ce qui bouge dans nos organisations nous apprend beaucoup sur qui nous sommes collectivement et quelles sont nos ressources. Cela nous donne les clés, sur lesquelles nous appuyer, pour relever les défis de demain. Cette crise ne parle pas d’outils. Regardez la rapidité avec laquelle vous avez réussi à les utiliser pour assurer la continuité de vos missions. Le changement profond n’est pas là! Aujourd’hui il est question de vous, de nous tous, du changement intérieur que l’on doit opérer ensemble. 

C’est clairement le bon moment pour prendre collectivement un temps pour questionner et regarder un peu plus en profondeur que d’habitude avec autant d’honnêteté possible nos modes d’organisation et nos missions.

Commençons d’abord par observer, avec toute la bienveillance possible à quoi ressemble après 4 semaines de confinement votre quotidien au travail.

Observer ce qui se passe

La première chose est d’oser  regarder en face ce qui a bougé. Qu’observez-vous depuis ces 4 semaines, chez vous, dans votre équipe?

Céline, directrice adjointe dans un office de tourisme situé le long de la Loire à vélo, explique que pour elle “Une routine s’est installée. Je me lève et me prépare comme si j’allais au travail et je me suis installée un coin bureau à l’écart de l’agitation familiale. Mon quotidien a été épuré de tous mes RDVs et réunions, ce qui me laisse vraiment le temps de bien faire mon travail. Je ressens une certaine satisfaction à avoir enfin le temps de bien faire les choses. ”. 

Ludivine, chargée de communication numérique et conseillère de destination dans le même office de tourisme ressent ce sentiment d’être moins stressée, plus calme et détendue, “J’avais déjà l’habitude du télétravail, donc cela a été plutôt facile de m’adapter. Ce qui change c’est la cohabitation avec mes enfants mais chacun a trouvé sa propre organisation. Je commence dès 8h30, puis en fin de matinée, je les aide pour leurs devoirs. Nous avons instauré un temps calme pour chacun en début d’après-midi. Ce que j’apprécie vraiment dans le fait de travailler chez moi c’est d’être moins interrompue dans mes missions, je peux me concentrer sur les tâches et je gagne en efficacité.”  

Et vous, comment vous sentez-vous? Après l’urgence d’inventer rapidement une nouvelle organisation, la routine commence à s’installer, qu’observez-vous?

Bousculer ses habitudes 

Devoir faire face à une situation inédite de façon très rapide oblige souvent à revoir ses habitudes et à les modifier.

C’est ce qu’a constaté Aïno, directrice d’un office de tourisme avec un bel accent du sud ouest en expliquant que ce confinement lui a permis de créer une relation plus proche avec son équipe “On se raconte nos petits trucs, nos astuces. Cette proximité a peut être été favorisée parce qu’à un moment j’ai osé leur montrer mes chaussons 🙂 . J’ai aussi remis en question l’organisation de mes points hebdos individuels qui étaient avant le confinement automatiquement planifiés chaque lundi avec chaque membre de l’équipe. Maintenant,  chacun prend la responsabilité de me dire s’il en a besoin ou pas. Ce n’est plus quelque chose d’imposé. On a optimisé le temps et cela me va très bien comme ça 🙂 )”

Pour Ludivine, le télétravail à plein temps lui a permis de revoir l’optimisation de ses journées. “Je planifie mes journées en fonction d’objectifs à atteindre et non pas en terme d’heures à travailler.  Je m’organise pour avoir réalisé à la fin  de la journée les objectifs fixés sans être obnubilée par les 7 heures à faire. Mon manager me fait confiance et surtout mon efficacité n’est plus jugée  sur mon nombre d’heures travaillées mais sur les actions réalisées.”

Le télétravail  a modifié les modes d’organisation, voire parfois même bousculé brutalement certaines organisations qui n’avaient pas l’habitude de le pratiquer sans même laisser un temps d’adaptation. Certains ont dû faire face à des résistances. Il n’y a pas de manuels pour une parfaite organisation du travail surtout en ce moment. C’est donc  le bon moment pour être indulgent face à soi même et aux autres.

Questionner ses missions et leur raison d’être 

Se retrouver dans une situation d’urgence, c’est aussi questionner ce à quoi on sert. C’est se recentrer sur l’essentiel et reconnaître quelles sont nos priorités. On a beaucoup parlé de raison d’être des Offices de Tourisme mais là au pied du mur,  quelles missions vous paraissent vraiment utiles au quotidien. Privé de la mission première d’accueil et épuré du superflu, que reste t-il vraiment?

Pour Aïno, la priorité au sein de son Office de Tourisme est  “d’être au chevet  de nos partenaires”, en étant à leur écoute face à cette situation déstabilisante et préoccupante. L’équipe travaille également sur ses outils de communication et notamment  les réseaux sociaux pour assurer la prise de parole pendant la crise.  

Parallèlement ce temps, qui nous est offert, nous permet de zoomer sur soi et ce qui est vraiment utile en ce moment dans ce que je fais? (une fois vous être réconcilié avec la partie de vous qui avait choisi il y a peut être fort longtemps l’orientation Etudes de gestion hôtelière et touristique tourisme plutôt qu’Infirmière  🙂 ) .L’important est d’identifier  vos moteurs, vos véritables besoins, les missions que vous aimez faire et que vous faîtes facilement.

C’est aussi regarder avec courage ce qui doit être abandonné (des missions sans réelle valeur ajoutée, des méthodes de travail chronophages, des rythmes trop soutenus, un déséquilibre entre la vie pro et  la vie personnelle….), c’est le challenge à relever!

Passer à l’action 

Lorsque nous sortirons du confinement, il faudra probablement parer au plus urgent et être rapidement en marche. Aujourd’hui, et d’ici le 11 mai, c’est peut-être l’occasion de s’accorder une courte pause avec toute votre équipe en visio conférence afin de prendre un peu de hauteur dans cette période agitée. 

Vous êtes prêts à aller  voir de plus près ce qui a bougé chez vous, alors  voici un déroulé de réunion pour y arriver : 

« Observer  et apprendre de votre organisation du moment (durée 1h30 environ) » : 

Objectif de ce moment avec toute l’équipe :

• partager et écouter  le ressenti de chacun 
• apprendre collectivement de ce qu’on est en train de vivre ensemble
• prendre conscience de  toutes les ressources que vous avez pour relever les défis de demain

Les étapes : 

• 1ère étape :  Comment vous sentez-vous?Qu’observez-vous en ce moment dans votre organisation?  (environ 25mn)   
• 2ème étape :   Que vous manque-t-il un peu, beaucoup, passionnément, à la folie, pas du tout (au travail bien sûr  🙂 ) ?(environ 20mn) 
• 3ème étape :  Qu’avez-vous envie de garder de cette nouvelle organisation pour  relever les défis de demain? (environ 25mn)
• 4ème étape : Puis partager ce que vous avez découvert (20mn)

Pour que tout se passe bien :

• Le format idéal  : maximum 4, 6 personnes, si vous êtes plus nombreux, vous pouvez organiser des sous groupes soit par service ou encore mieux inter-service et ensuite vous partagerez les idées ensemble (zoom est très pratique pour organiser des sous-groupes mais il y a certainement d’autres logiciels aussi)
• Petite consigne : bien entendre la voix de chacun (plus facile avec les outils à distance 🙂 ) et s’efforcer d’accepter la vision de chacun (pas toujours facile mais essentiel pour créer)

Alors Go, et racontez-nous ce que vous avez découvert chez vous. Quelles sont les nouvelles habitudes qui ont été prises et que vous voulez garder pour demain?

Un grand merci à Aïno, Céline et Ludivine de m’avoir consacré un peu de leur temps pour illustrer cet article et à la théorie U pour ses questionnements  

En bonus, le déroulé