#rediffusion : Cet article a été précédemment publié dans notre blog etourisme.info en janvier 2019.

C’est décidé, vos bonnes résolutions pour 2019 sont prises! Au programme : prendre du temps pour aller voir vos partenaires, faire évoluer votre mode de management, repenser votre local d’accueil, relever le défi d’adopter un geste écologique au travail par jour (proposé par Sophie Duprat-Caouré sur le blog etourisme) …

Oui mais le problème, c’est que vous n’avez pas le TEMPS !

Nous courrons tous après le temps et le temps c’est de l’argent, n’est-ce pas? Mais manquons-nous réellement de temps pour réaliser ce qui nous tient à cœur ou ne gaspillons-nous pas du temps à faire des choses peu productives?

ATOS, l’entreprise ZERO email

C’est la question que s’est posée la société ATOS en cherchant à accroître son efficacité. Ils ont décidé de devenir une entreprise ZERO email. Ils avaient en effet constaté que leurs employés passaient plus d’une heure par jour à écrire, lire, traiter et trier leur mails pour au final 15% de mails vraiment utiles.

En quelques années ils ont baissé de 70% le volume de mails internes. Ils ont amélioré la productivité, augmenté la concentration au travail et même fait baisser le stress de leurs employés. Les informations, partagées avant grâce aux courriels, ont été basculées sur un réseau social d’entreprise. Ce réseau interne a permis de générer des discussions collaboratives sur des sujets et projets transversaux.

Le plus compliqué n’a pas été finalement de diminuer le nombre de mails mais plutôt d’accompagner les managers à accepter  la transformation qu’apportait ce réseau social. Permettre à chacun de s’exprimer de façon ouverte a bousculé les codes de la hiérarchie, forçant la transparence sur une partie des dossiers.

Alors êtes-vous prêt à diminuer vos emails en interne?

Voici quelques étapes pour y arriver :

1 –  Quelle est votre envie? (l’objectif qui ne dépend que de vous)

  • Avoir du temps pour mener des projets qui vous tiennent (vraiment) à cœur
  • Avoir du temps pour aller voir ailleurs des initiatives inspirantes
  • Diminuer le temps passé sur des activités sans valeur ajoutée

2 – Les résultats, que vous en attendez (positifs de préférence)

  • Gagner en efficacité
  • Accroître la participation de toute l’équipe en mettant en place un outil collaboratif tel que slack par exemple
  • Diminuer une partie du stress de votre équipe

3 – et surtout, pas de panique :

  • Vous ne deviendrez pas moins important parce que votre nombre de mails au retour de vos vacances aura baissé 🙂
  • Vous ne pourrez plus utiliser la consultation de votre boîte mail comme échappatoire aux réunions ennuyeuses, mais il restera encore plein d’autres informations à consulter ailleurs 🙂
  • Checker vos mails pendant le week-end ne sera plus vraiment utile, mais si vous êtes vraiment accro, vous trouverez une autre solution pour continuer à travailler 🙂

4 – Vos premiers pas :

  • Facile : Revoir l’utilisation de votre boîte mail en réussissant à ne l’ouvrir que quelques fois par jour et en triant les mails par ordre d’importance
  • Plus difficile : Tester une journée ZERO email et observer à la fin de la journée comment vous vous sentez?
  • Un peu plus difficile : Etudier la possibilité de mettre en place un réseau social collaboratif comme slack par exemple. Se donner ainsi l’objectif de transformer les messages envoyés avant par emails en véritables conversations collaboratives avec l’ensemble de l’équipe.

Alors cap ou pas cap?

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J’utilise depuis plusieurs années les méthodes d’intelligence collective au service de différents projets (world café, démarche appréciative, forum ouvert et différentes techniques de créativité...). Je trouve qu’elles apportent une nouvelle vision de nos métiers, où l’humain est véritablement mis au cœur du projet, l’humain dans le respect de chacun. J'étais, jusqu'en avril 2019, Directrice de l’Office de Tourisme du Pays d’Ancenis -Val de Loire, où j’avais notamment en charge les missions traditionnelles concernant le management d’équipe, les stratégies concernant la communication, l'ingénierie de projet, l’animation de réseau…. Je me lance actuellement dans une nouvelle aventure d'accompagnement des structures touristiques sur leurs projets avec des méthodes de projets collaboratives, créatives et humaines ou comment créer les projets de demain en associant l’équipe, les socio-professionnels et les élus.