Voici une expérience toute simple d’un office de tourisme qui avance à tâtons afin de s’organiser au mieux dans cette période, alors que le télétravail s’impose par la force des choses. Si vous êtes une structure à la pointe de la technologie, spécialiste du télétravail, ou bien qui règne en maître en matière de démarche qualité et gestion multi-sites: cet article ne vous sera pas utile. Mais si comme moi vous travaillez au sein d’une petite équipe qui apprends à s’adapter à ce nouveau contexte au fil des jours (ce qui est le cas de pas mal d’OT je pense), voici quelques pistes avec un très modeste outil “bricolé” et facile à mettre en place !

En télétravail : canaliser la communication pour avancer

Comment faire lorsqu’une équipe se retrouve pour la première fois dans un telle situation ? A l’Office de Tourisme du Pays de Haguenau (5 collaboratrices), le télétravail n’est pas une totale découverte, l’ensemble de l’équipe ayant déjà l’occasion de le pratiquer ponctuellement. Mais la nouveauté, comme pour nombre d’entre vous, c’est que nous sommes depuis le 17 mars en télétravail “toutes en même temps”… et pour une durée inconnue !

Alors s’il faut évidemment garder le lien dans l’équipe, et alterner entre communications “boulot” et infos plus légères (on en a tous besoin)… Loin de moi l’envie de passer mes journées à bombarder mes collègues de tonnes de mails et de consignes, ni que l’on ne soit obligées d’être pendues au téléphone ou en visio en permanence ! Cette période exceptionnelle doit pouvoir être mise à profit pour avancer efficacement dans nos dossiers mais également pour faire certaines choses que l’on regrette d’habitude de ne pas avoir le temps de faire (voir à ce sujet le très bon article de Denis Genevois : Saisir les opportunités du confinement). 

En résumé : on garde le lien, on organise la communication et la transmission d’info en équipe… mais on n’y passe pas l’intégralité de notre temps !

Un cahier de liaison et tableau de bord partagés

Un des éléments au cœur de notre coordination et communication d’équipe, qui nous évite de multiplier mails et appels, c’est un tout simple fichier excel partagé en ligne. Celui-ci regroupe cahier de liaison, tableau de suivi des dossiers quotidiens avancés par l’équipe, et tableau de bord des projets 2020. Une méthode peut-être évidente pour certains, trop classique ou pas assez techno pour d’autres, mais qui m’a valu pas mal de demandes de partages de la part d’offices de tourisme et que je détaille donc à nouveau ici.

Dans ce tableau, on trouve d’abord notre cahier de liaison interne. Il nous sert à renseigner des informations que l’on souhaite transmettre à l’équipe. Une ligne = une information, et chaque personne coche à côté de l’info pour en confirmer la lecture. C’est 100% inspiré d’exemples partagés par d’autres collègues OT alsaciens et par notre super référente qualité Alsace Line Dillenseger ; et après l’avoir mis en place l’an dernier c’est devenu chez nous une vraie habitude quotidienne pour toute l’équipe d’y jeter un œil et de renseigner ce cahier de liaison lorsque nécessaire (plutôt que de faire un mail à toutes les collègues – voir de les interrompre pour leur transmettre certaines infos à l’oral lorsque nous sommes au bureau). On retrouve aussi plus facilement une “vieille” info en les centralisant et en les archivant ainsi au sein d’un même outil. Bref, en situation de travail “à distance”, ce cahier de liaison reste tout à fait pertinent.

Extrait du cahier de liaison interne à l’OT

A cet outil, a également été intégré notre tableau de bord annuel des projets, élaboré et validé avec l’équipe en début d’année. Pour chaque projet, on liste quelques actions dans les grandes ligne ainsi que des échéances clés, avec le nom de la personne en charge du projet. Chacune d’entre nous a donc, dès le début de l’année, une vue d’ensemble de ce qu’elle a à réaliser dans les mois à venir, et peut être juge de la manière d’organiser son travail et ses priorités au mieux. Cet outil de cadrage donne un cap, des repères, et permet à chaque collaboratrice de se mettre dans une posture de chargée de projet qui gère son travail de manière autonome. Encore plus utile en ce moment !

Extrait du tableau de bord des projets de l’année

Dernier aspect récemment ajouté à ce tableau partagé: un 3ème onglet dans lequel chaque personne de l’équipe renseigne, depuis le début de la quarantaine, les principaux dossiers sur lesquels elle a travaillé. Une sorte de “rapport quotidien”, étrange me direz-vous quand on prône la confiance et l’autonomie de l’équipe… Mais dans ce contexte particulier, cela permet surtout à chacune de se tenir informée des dossiers sur lesquels travaillent ses collègues: pratique, si des projets se croisent ou nécessitent au préalable la réalisation d’une tâche différente par une autre personne de l’équipe. 

On échange évidemment sur ces différents points lors de nos réunions d’équipe hebdomadaires “à distance”, mais cela évite de mobiliser ces temps de visioconférence pour revenir systématiquement sur TOUS les sujets avec TOUT LE MONDE, lorsque cela n’est pas nécessaire.

En conclusion…

Cela ne vaut pas un bon logiciel de gestion de projet collaboratif, dont un certain nombre ont déjà été présentés sur ce blog d’ailleurs (un jour je prendrai le temps d’explorer tout cela moi aussi)… Mais en attendant à notre petite échelle et parce que l’on avance pas à pas, c’est une manière de faire qui fonctionne plutôt bien.

Cela n’est pas toujours parfait mais ça rend service aussi bien à l’équipe qu’au manager, pour aborder cette période de travail à distance sereinement. L’important à mon sens, c’est d’éviter que les équipes se sentent démunies ou perdues, mais aussi de ne pas tomber dans l’inverse avec un manager qui deviendrait “insécure” au point de noyer ses collaborateurs.trices sous un flot de demandes ou sous un processus de communication chronophage, ce qui aurait pour seule conséquence de rendre tout le monde contre-productif dans ce contexte. Et avec mon équipe, je crois que les outils décrits ici nous permettent justement d’éviter cela.

Je vous souhaite une période de télétravail épanouissante et comme c’est à la mode, je vous quitte sur cette sympathique mosaïque de ma chouette équipe en mode “bureau à domicile” ! 🙂

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Passionnée par le développement de projets touristiques, Emmanuelle Déon cumule plusieurs années d’expérience au sein de destinations en France au Québec. Après avoir été en charge de projets en matière d'accueil et d'expérience client pour Tourisme Cantons-de-l’Est, une importante et dynamique région touristique au Québec, elle dirige désormais l'Office de Tourisme du Pays de Haguenau en Alsace.