hiveQuand on parle d’entreprise “libérée”, cela implique de prévoir la plus grande souplesse pour travailler sur des projets collaboratifs nombreux et à géométrie très variable. Seules des solutions transparentes, mobiles et ergonomiques peuvent correspondre à cette ambition.
Pour y parvenir, je suis toujours à la recherche de l’outil idéal pour gérer ma petite équipe et nos nombreux projets en réseau avec des partenaires multiples…
J’ai testé de très nombreux services en ligne (voir mes deux derniers articles sur le sujet : 1 et 2), dont vous trouverez un comparatif dans cette “bulle” montée sur l’excellent et très ambitieux Gladys.

J’ai découvert grâce à cet article du Blog du modérateur un tout nouveau service qui vient compléter cette collection très dense des outils collaboratifs en ligne. Il s’agit de Hive (ou la ruche en Anglais, d’où ce titre un peu sibyllin…).

Évidement je l’ai testé. Pour moi, il regroupe de manière claire des fonctions essentielles pour être efficace et agile :

  • l’administration des groupes-projets ;
  • la communication interne à ces groupes ;
  • la gestion des tâches ;
  • la gestion documentaire.

Et tout ça sur un seul écran avec une colonne par fonction, certaines colonnes étant rétractables pour laisser de la place à la fonction utilisée. C’est un peu un Slack, combiné avec un Todoist ou Trello et connecté avec Drive ou Dropbox : une sacrée gageure !

Les avantages :

  • grâce aux discussions de groupe, fini les listes de diffusion jamais à jour et les mails avec PJ qui se croisent et polluent nos boîtes mails ! 
  • chaque projet dispose de sa gestion de tâches avec présentation personnalisée (calendrier, liste par personne ou par label, état d’avancement), donc beaucoup de souplesse pour s’adapter à chaque cas ;
  • on affecte très simplement les docs issus de Drive ou de Dropbox (ou les deux !) à des messages ou des tâches ;
  • une application mobile permet d’embarquer tout ça sur son smartphone ;
  • on peut évidemment récupérer automatiquement des mails, des flux sociaux, etc.

Et en plus c’est gratuit jusqu’à 10 utilisateurs.

Quelques points faibles

  • c’est un projet jeune -> va-t-il résister avec son modèle économique ?
  • l’interface est en Anglais -> c’est quand même un frein pour un usage intensif et central dans la structure ;
  • l’appli mobile (que j’ai peu testée) semble un peu confuse pour traiter toutes les fonctions ;
  • 10 utilisateurs c’est déjà une belle petite équipe, mais on dépasse rapidement ce nombre quand on associe des membres d’un réseau plus large ;
  • l’interface est moins jolie que celles d’autres produits… et le logo est carrément moche (avis personnel).

 

Bref Hive représente sans doute un compromis, type couteau suisse particulièrement bien adapté à ma configuration. Si vous vous engagez dans le management de projets, Hive couvrira de manière très efficace vos besoins de collaboration. Si vous avez déjà adopté un outil de gestion de projets, les avantages de Hive seront, selon le cas, supérieurs aux affres du changement d’outil… et je dois dire que je suis très tenté de l’adopter en remplacement de Todoist où il me manque cruellement la vue en calendrier. Ce sera sans doute le 4è ou le 5è outil du genre que je mettrai en place, et je vois déjà les sourires en coin de l’équipe… 😉

 

 

 

 

 

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Paul FABING est directeur du pôle qualité de l'accueil à l'Agence d'Attractivité de l'Alsace (AAA). Architecte de formation, ancien consultant tourisme, chef du service Tourisme de la Région Alsace et directeur de RésOT-Alsace (Réseau des offices de tourisme), il occupe cette fonction depuis 2015. Entre autres missions, l'AAA est propriétaire, gestionnaire et animateur du système d’information touristique alsacien qui consolide l’ensemble des informations recensées par les OTSI et de nombreuses structures partenaires. Plus de 220 sites touristiques institutionnels et publics alsaciens (la totalité en fait), beaucoup de sites nationaux publics et privés, la plupart des éditions papier, les actions de promotion et les outils mobiles s’appuient sur cette base de données pour offrir aux touristes des services fondés sur la même information. Ainsi les OTSI, coordonnés par l'AAA, se sont placés au cœur de la problématique touristique alsacienne et occupent une place prépondérante dans le développement de l’etourisme. Promis, il s’efforcera de ne pas rédiger en Alsacien, et apportera sans doute un petit vent d’est rafraîchissant dans ce blog (les Alsaciens ne sont pas aussi sérieux qu’il n’y paraît…). L’extranet du RésOT-Alsace Alsace. Email : pfabing at etourisme.info (cette adresse apparait en toute lettres pour éviter les robots).