Il y a environ un mois, Pierre Croizet nous régalait d’un billet à l’attention des organismes de tourisme institutionnel qui lancent des consultations pour refaire leur site Internet. Sous le titre “comment être sur de rater son appel d’offres”, il distillait quelques anti-conseils qui ont ravi les web agency a priori habituées à rencontrer ce type de situation plus souvent qu’il ne le faudrait.

Mais comme y’a pas de raison que tout le monde n’en prenne pas pour son grade, quelques blogueurs travaillant dans le “public”, c’est à dire de l’autre coté de la barrière, ont joué à la réponse, à partir d’exemples vécus. Et c’est ainsi que Mathieu Bruc, Paul Fabing et moi-même vous proposons aujourd’hui : “comment être sur de rater votre réponse à un appel d’offres”

 

  • Ne lisez pas le cahier des charges :

Finalement, ils se ressemblent tous, les cahier des charges… En clair, un site web de destination touristique, c’est un peu toujours pareil : de la séduction en home page, des fonctionnalités de réseaux sociaux (ils adorent ça, animer des page FB dans les offices de tourisme), des webcam et de la vidéo. Simplement, le maître d’ouvrage a peut-être une situation particulière, un projet partagé avec d’autres acteurs, une stratégie sur certaines clientèles. Et le topo de 20 pages de présentation du territoire est toujours intéressant à parcourir pour s’imprégner de l’ambiance locale.

etourismeinfo-crowdfounding


  • N’appelez pas le Maître d’Ouvrage

Ben oui, on n’aime rien moins que de parler de son projet stratégique qu’on bichonne depuis 6 mois ! Et quelle idée de penser que le MO puisse avoir une approche originale… et intéressante !
C’est déjà un bon signe pour la collaboration fructueuse envisagée avec l’agence…

 

  • Envoyez votre plaquette de présentation de 153 pages pour accompagner votre réponse de 2 pages…

Oui vous êtes beaux, on le sait… sinon on ne vous aurait pas consultés pardi ! Mais ce qui nous intéresse, c’est avant tout votre réponse à notre projet…

  

  • Présentez de très beaux visuels mais oubliez d’apporter des précisions  quant aux faisabilités techniques

Oui, c’est sur, les commissions d’appel d’offres aiment voir à quoi pourrait ressembler le site. Mais il faut derrière avoir des assurances sur la faisabilité technique de la proposition.

  

  • Faire des réponses en paragraphes complets qui sont des copier / coller du cahier des charges

Ça a un avantage, ça structure l’offre et ça permet de remplir quelques pages pour votre réponse. Mais franchement, en général, le cahier des charges, c’est nous qui l’avons écrit! alors on le connait…

  

  • Écrivez dans la réponse toutes les 3 lignes “Office du tourisme”  ou encore “Syndicat d’initiative”, ça le fait bien aussi !

Ça nous motive beaucoup pour envisager de travailler avec quelqu’un qui nous connaît si bien !

 

  • Faites un beau copier/coller de la réponse que vous avez fait en Alsace le mois dernier, comme là c’est en PACA, c’est assez loin…

La choucroute c’est un peu une bouillabaisse au fond… Bien entendu, vous avez compris que nous n’aimions pas nous distinguer pour attirer des touristes !
Et puis personne ne le remarquera bien sûr, puisque nous ne nous parlons jamais entre institutionnels, oh non, c’est pas bien…

 

  • Expliquez que la demande ne correspond pas à un “vrai” site Internet de destination et que par contre vous, vous connaissez parfaitement les attentes des clients

Bien sûr, on attend du conseil et des idées de la part de l’agence… mais dans son registre technique… Et vous, aimeriez-vous qu’on vous dise que vous ne maîtrisez pas votre métier de base ?

  

  • Dites que “ce n’est techniquement pas possible”

Vous pensez bien qu’on a fait exprès de demander l’impossible… Mais c’est bizarre, on s’est inspiré de sites performants et on aimerait bien quand même ces fonctionnalités que d’autres boîtes ont réussi à mettre en oeuvre…

  

  • Dégommez vos concurrents à l’oral

Là ce n’est pas spécifique au tourisme institutionnel… C’est juste une question de correction… Et pourtant ce n’est pas rare !

  

  • Expliquez qu’on ne pourra pas s’appuyer sur le SIT du CRT (ou du RésOT) en disant que ce n’est pas compatible

Super, ça fait juste 10 ans de boulot et quelques centaines de milliers d’Euros pour rien ! Et puis ça tombe bien, on avait bien envie de tout ressaisir dans votre outil tellement plus “cool” !

  

  • Ne  respectez pas le découpage budgétaire demandé pour pouvoir comparer les offres

Non, les Maîtres d’Ouvrage ne sont pas forcément des bourreaux de l’administratif. Mais si nous demandons une réponse par lot, c’est simplement pour mieux pouvoir comparer les offres.

  

  • Faites une offre 4 fois plus élevée que le budget annoncé !

Bon d’accord, le budget n’est pas souvent indiqué, mais quand il est précisé, vous êtes ainsi sûr que l’on va se pencher avec attention sur votre offre… qu’on est sûr de ne pas pouvoir se payer !

  

  • Dites que le calendrier ça ne va pas le faire

Figurez-vous qu’on le sait déjà 😉 Oui les prises de décisions sont souvent longues, mais on est pressé quand même, la saison touristique n’attend pas ! On le sait que ça va être très short, mais on vous demande juste de faire l’impossible…

 

Et en conclusion, nous vous invitons à partager vos expériences, qu’on continue à rire!

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Jean Luc Boulin est directeur de la Mission des Offices de Tourisme Nouvelle-Aquitaine (MONA). Cette structure, unique en France, regroupe les Pays Touristiques et les Offices de Tourisme de Nouvelle-Aquitaine. Elle est soutenue par le Conseil Régional.
Deux missions principales lui sont confiées : la structuration touristique des territoires et la professionnalisation. Dans ce cadre là, la MONA assure une veille permanente sur le etourisme et accompagne des expériences dans son réseau.
Directeur de l’office de tourisme de l’Entre-deux-Mers (Gironde) et du pays d’accueil touristique du même nom pendant plus de dix ans, Jean Luc Boulin dirige la MONA depuis sa création en 2003. Le manque de source d’information au même endroit sur le etourisme institutionnel et le besoin d‘échanger sur cette formidable mutation du métier des offices de tourisme vers l’Internet ont donné l’idée à Jean Luc Boulin de créer ce blog “etourisme.info”, qui se veut être le creuset de l’etourisme institutionnel sous toutes ses formes.
Jean-Luc Boulin est également enseignant en Master Tourisme AGEST (aménagement et gestion des sites et territoires touristiques) à l’université de Bordeaux Montaigne.
Le site Internet de la MONA.
|Email
: jlboulin at etourisme.info (cette adresse apparait en toute lettres pour éviter les robots).
|Twitter : @JeanLucBoulin

  • joli billet, dans lequel on retrouve effectivement quelques travers de nos réponses d’agence. bien obligé de l’admettre 🙂

  • SVCD

    Les 2 articles à coté témoignent bien de la différence de perception.
    Toujours est-il que pour parler de mon expérience : je travaille en agence web et nous avons fait le choix en 2013 de ne plus répondre à un seul appel d’offre car c’est trop de perte de temps pour un résultat qui semble souvent … aléatoire.

    • Sans compter le nombre de marchés sur lesquels le gagnant est connu d’avance…et où les autres propositions ne servent que de faire-valoir, et puis de toute façon, il en faut trois… Néanmoins, pour avoir assisté quelques acteurs en AMO, même quand le client a très fortement envie de continuer avec le presta en place, la qualité d’autres répondants peut parfois remettre en cause ce choix acquis ! Répondre en se disant que c’est couru et/ou perdu d’avance…effectivement, mieux vaut ne pas répondre,au client de faire comprendre que la compétition est ouverte !

  • Pierre

    😀 Bravo les gars ! C’est de bonne guerre et je crois que ça peut oeuvrer au rapprochement client / fournisseur. Il manque peut-être un élément, soulevé implicitement par SVCD : les critères d’attribution sont souvent assez abstraits et donnent l’impression d’une “loterie” (terme qui revient souvent côté privé). Ca pourrait être intéressant de reprendre vos items pour en faire une grille d’analyse type (ne répond pas au cahier des charges, insuffisamment précis, mauvaise connaissance de la problèmatique, etc.).
    Par ailleurs, se pose le problème du prix : de plus en plus souvent, nous nous trouvons, de facto, en négociation de type “enchères négatives”, sans contrôle qualité vraiment strict. Il y aurait là matière à s’inspirer de ce que font les grands groupes : négociation ultra dure sur les prix, mais avec des garde fous énormes en matière de garantie contractuelle de la qualité de la prestation. On arrive ainsi à un équilibre viable dans lequel le hasard ou les mauvaises pratiques (j’aime/ j’aime pas d’un élu, commercial(e) bombe sexuelle, prix trash, prestations mensongères…) ont peu de place.

  • céline

    – écrivez sur un fond coloré qui rend l’impression/photocopie hyper consommatrice d’encre

    – ne numérotez pas les pages, c’est bien connu, le décideur est seul et ne partage pas son avis avec d’autres

    – enrobez chaque information clé de 10 lignes de blablabla commercialo-promotionnel

    – ne vous adressez qu’aux clients totalement novices ou qu’aux clients super experts, surtout ne prévoyez pas 2 niveaux de lecture.

    – etc.

  • mediart360

    Pour continuer le débat, une question sur les délais de réponse à un AO. Quand on a 15 à 21 jours pour répondre à un gros projet d’AO deux choix.:

    Choix A : je n’ai rien à faire et c’est pas bon signe mais au moins j’ai le temps de répondre et de prendre un râteau (sourire).

    Choix B : je ne peux pas répondre, toute mon équipe est mobilisée, j’ai pas le temps et pourtant c’est en plein dans mes compétences, c’est frustrant.

    Alors pourquoi les agences disposent t’elles de si peu de temps pour répondre à un AO…ça explique peut être certains copier / coller dans les réponses non ?

    Après plusieurs années sans répondre aux AO on a décidé de refaire des essais car trop de beaux projets passe par des AO, on aime notre métier et travailler avec les commanditaire…si si je vous assure !